Organisatie van groepsbezoeken

Al een aantal jaar maak ik de planning voor de groepsbezoeken in de vestigingen Beemster en Graft de Rijp. De scholen ontvangen een overzicht van de mogelijkheden en geven dan aan welke programma’s ze met welke groepen willen bezoeken. Als de school niet reageert, bel ik nog even met de contactpersoon om het persoonlijk te bespreken en meestal komt dan alsnog de opgave. Ik controleer voor welke programma’s belangstelling is en of er groepen niet vorig jaar al hetzelfde hebben gedaan.

Dan begint het plannen, ik moet met heel veel zaken rekening houden zoals:

·        Voorkeur van de scholen voor een bepaalde periode en dag. Een school kan bijvoorbeeld in een bepaalde periode zelf een project hebben zodat er geen tijd is om naar de bibliotheek te komen.

·        De schooltijden. Sommige scholen hebben les tot 15.30 uur en andere maar tot 15.00 uur, wanneer is de pauze en is de onderbouw vrij op vrijdag.

·        Hoeveel tijd hebben de kinderen nodig om naar de bibliotheek te komen. Als de bibliotheek naast de deur is kan een groep makkelijker aan het eind of begin van de dag komen, anders hebben ze altijd reistijd nodig.

·        Combineren van de groepen voor een bepaald programma. De groepen die hetzelfde programma kiezen moeten zoveel mogelijk op dezelfde dag komen in een vestiging en dan snel erna is de andere vestiging aan de beurt. Dit scheelt veel tijd bij de voorbereiding en bij het klaarzetten en opruimen.

·        Tijdstip van het programma, vroeg of juist laat in het schooljaar. Woorden koken voor groep 3 moet bijvoorbeeld plaatsvinden als de kinderen alle letters al kennen maar aan het eind van het schooljaar is het al weer te makkelijk.

·        Wanneer is de bibliotheekruimte vrij voor groepsontvangsten. Er is ook regelmatig een literatuurcursus in de bibliotheek, dat moet niet net op dezelfde dag vallen.

·        Wanneer komen de schoonmakers, als dat op dezelfde dag is dan bel ik het schoonmaakbedrijf om voor een andere dag af te spreken.

·        Wordt het programma niet op die datum in een andere vestiging gegeven want dan zijn de materialen voor de meeste programma’s niet beschikbaar. Als er een beamer nodig is moet ook de beamer gereserveerd worden. De planning van alle vestigingen wordt bijgehouden en kan nagekeken worden. Als ik een bepaald programma heb gepland, verwerk ik het zo snel mogelijk in het excel bestand zodat mijn collega’s er rekening mee kunnen houden.

Het is altijd een hele klus om een goede planning voor elkaar te krijgen. Een goede communicatie is hierbij heel belangrijk, met collega’s die een programma uitvoeren en ook met de school. Hier gaat nog weleens iets mis. Iedere school heeft een contactpersoon voor de bibliotheek en daar stuur ik per mail de planning naartoe maar dat wordt soms niet ontvangen of doorgegeven. Ook gebeurt het vaak dat er niet gereageerd wordt omdat het op school eerst met de groepsdocenten besproken moet worden of gewoon wordt vergeten. Dan ga ik opbellen net zolang tot alles goed afgesproken is. Hier heb ik wel van geleerd dat het beter is om de planning niet alleen naar de contactpersoon te sturen maar ook aan het info adres van de school dan is de kans groter dat het aankomt.
Vlak voor een groepsbezoek neem ik dan nog contact op met de leerkracht over het tijdstip en wat er gaat gebeuren. Nog steeds gebeurt het weleens dat een groep niet komt opdagen of op een verkeerd tijdstip komt! Maar meestal gaat het goed en de kinderen en leerkracht vinden het erg leuk om naar de bibliotheek te komen.