Coordinatie

In de vestiging Middenbeemster werk ik met vrijwilligers en in Graft de Rijp met opruimhulpen. Met de vestigingscoordinator bespreek ik hoe de werkzaamheden het beste georganiseerd kunnen worden. Ik geef dit dan weer door aan de vrijwilligers en opruimhulpen. Omdat zij meestal niet aanwezig is op deze middagen geef ik het aan als er knelpunten ontstaan, zij staat altijd open voor suggesties.
In Middenbeemster is bijvoorbeeld onlangs gestart met het innemen via de self-service balie. Eerst leg ik de vrijwilligers uit hoe het nieuwe systeem werkt en dan vraag ik of ze de klanten willen assisteren. Zo blijf ik zelf beschikbaar voor het geven van informatie en loopt alles goed zonder al te lange wachttijden. Het werd hier eigenlijk te druk omdat er klassen komen om boeken te ruilen, het transport tegelijkertijd ingenomen moet worden en we een computer minder tot onze beschikking hebben. Ik ben met de vestigingscoordinator gaan overleggen hoe we dit kunnen oplossen. Gelukkig is er sinds kort een nieuwe vrijwilliger en die wil wel iedere week komen in plaats van om de week, ik heb voorgesteld of zij dan wat eerder kan komen en de andere vrijwilliger wat later. Zo kan het transport ingenomen worden voordat de klassen komen en aan het eind van de middag kan er opgeruimd worden. Dan wordt de drukte wat meer verdeeld, het moet voor vrijwilligers wel leuk blijven om te doen!
In de Rijp is sinds kort een opruimhulp werkzaam, ze krijgt instructie over het innemen en opruimen. Ik merkte dat ze er niet aan dacht om de boeken te controleren voor ze op de kar gezet worden. Toen heb ik aan haar uitgelegd waar ze precies op moet letten en waarom dat zo belangrijk is. Als een boek beschadigd terugkomt moeten we namelijk contact opnemen met de klant voor een vergoeding, dan moeten we wel zeker weten dat het boek bij uitlening nog onbeschadigd was.